في وقتنا الحالي لم تعد السكرتارية مجرد مهنة يؤدي صاحبها بعض الأعمال الروتينية والتنظيمية البسيطة والتقليدية، بل تطورت كثيرًا عن الماضي وأصبحت تقوم بالكثير من الأعمال الهامة والهادفة التي تتطلب الوعي بعدة مهارات هامة لخدمة الشركة وإزالة الكثير من الأعباء الملقاة على عاتق المدير ورؤساء العمل ومن أجل أن يكون موظف السكرتارية على وعي بجوانب وظيفته وما يجب عليه القيام به، لابد أن يكون حاصلاً على دورة سكرتارية ، حتى يتقن بذلك كتابة التقارير وتنظيم الأوقات والجداول والمواعيد ومعرفة طرق البحث على الإنترنت والتعامل مع الأجهزة الألكترونية الحديثة، و اعداد التقارير المهنية الهامة بشكل يومي، كل هذه الأمور وأكثر يمكنك أن تجدها في دورات تدريبية و دورات مجانية مميزة وظيفة السكرتارية ومهامها في الوقت الحاضر: - القيام بتنظيم الوقت وتحديد جدول الأعمال اليومية بكل دقة - تسجيل جميع البيانات على جهاز الكمبيوتر بشكل منظم وفعال - الحفاظ على أسرار الشركة أو مكان العمل وعدم الإفصاح بها لأي شخص آخر - التحدث مع العملاء في الهاتف والرد على استفساراتهم واسئلتهم - كتابة التقارير الهامة - التحدث نيابة عن المدير في وقت انشغاله والإلمام التام بمختلف مهام الشركة
مهارات عامة لابد أن تتوافر في السكرتارية: - الذكاء واللباقة في التعامل مع العملاء - مهارة استخدام الكمبيوتر والتعامل مع مختلف البرامج الهامة مثل مايكروسوفت - القدرة على التحدث بلغة أو أكثر وخاصة اللغة الإنجليزية - العمل تحت ضغط والألتزام بالقوانين العامة للعمل - القدرة على إدارة الوقت وتنظيمه والتركيز في الأعمال المختلفة لإتقانها - حسن الأستماع إلى الأوامر والتعليمات والسعي إلى تنفيذها - الشجاعة والتحلي بالثقة بالنفس - لابد أن يكون موظف السكرتارية أيضًا مهتمًا بمظهره الخارجي لأنه بهيئته يمثل شركة كاملة - التمتع بالحيوية والنشاط والتحلي بالصفات الحسنة مثل الأمانة في التعامل والصدق في الحديث
كل هذه الأمور وأكثر لابد أن تتوافر في السكرتارية حتى تتمكن من آداء ما عليها من أعمال والمساهمة في رفع شأن الشركة التي تعمل بها
أشياء في مجال السكرتارية كانت موجودة في الماضي واختفت في الحاضر: - في الماضي كانت السكرتارية مهنة عادية لا تتطلب الكثير من المهارات لذلك كان من الممكن أن يقوم بها شخصًا عاديًا أو حتى طالبًا، ولكن في وقتنا الحاضر أصبح الأمر مختلف تمامًا، وباتت السكرتارية تقوم بالعديد من المهارات التي تستدعي أن يكون صاحبها حاصلاً على مؤهل عالي ونسبة ذكاء مرتفعة تمكنه من القيام بها
- في الماضي كانت اللغة العربية وحدها كافية في هذه المهنة، أما في الحاضر أصبحت اللغة الإنجليزية واللغات الأخرى أيضًا من أهم اللغات التي لابد أن يكون الموظف على دراية بها للتعامل مع العملاء من مختلف الفئات
- كانت مهنة السكرتارية في السابق لا تتطلب سوى تنظيم مواعيد العمل والرد على الهاتف، أما الآن فلابد أن يكون الموظف قادرًا على كتابة التقارير المنظمة ومتابعة الأعمال المختلفة
- في الماضي لم تكن تتوافر أي أجهزة الكترونية حديثة وبالتالي لم يكن من الضروري أن يدرك الموظف طرق التعامل مع أي جهاز، أما الآن وبعد أن اخترقت التكنولوجيا الحديثة عالمنا كان لابد أن تكون السكرتارية ملمة بطريقة استخدام أي جهاز الكتروني يساعدها على آداء مهمتها
إرسال تعليق